Por quanto tempo devo guardar os documentos?
Vivemos em tempos virtuais e digitais, em que a tecnologia da informação tornou-se indispensável, nos mais variados segmentos, em âmbito pessoal e profissional. A velocidade das informações, assim como a facilidade das mesmas, tornou-se um mal necessário ao desenvolvimento de nossas rotinas diárias.
No mesmo sentido, não se pode afastar os projetos e iniciativas relacionadas à sustentabilidade que também permeiam nossas rotinas, visando salvaguardar o meio ambiente, assim como transformar velhos hábitos em melhores práticas.
Nesse contexto, a título exemplificativo, pode-se destacar o volume de impressões de papel realizadas por uma empresa, independentemente de seu porte, que atualmente, vem sendo, paulatinamente, substituído pelas mídias e arquivos digitalizados.
Em meio a esse processo de transformação e de “cloudificação”, ainda observamos retrocesso quanto se questiona sobre o prazo legal para a guarda de documentos fiscais, contábeis, previdenciários, entre outros.
Nota-se que, a guarda obrigatória de documentos (físicos e/ou digitais) configura exigência legal ao contribuinte, em caso de eventual questionamento da administração pública que enseje a necessidade de prestação de informações e documentos comprobatórios..O quadro abaixo pode auxiliar o empresário a gerenciar suas obrigações.
Tempo de guarda do documento
3 anos
– CAGED
– CIPA – Folhas de Votação
– Ficha de Acidentes de trabalho
5 anos
– Comunicação de Dispensa de empregado
– CIPA Anexo I
– Contribuição Sindical
– DIRF
– Relatórios de Acidentes do Trabalho
10 anos
– Atestado médico de gestante
– Ficha de salário maternidade
– RAIS
– Convênio Salário Educação
20 anos
– PPRA
30 anos
– Documentos relativos ao FGTS
Existem ainda documentos, embora não haja previsão legal devem ser mantidos pelo empregador por tempo indeterminado, como a folha de pagamento dos empregados, os livros de inspeção do trabalho e o livro registro de empregados.
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