Tire 13 dúvidas sobre gestão financeira
Confira uma entrevista com o empreendedor Paulo Alencastro, da Acesso Digital, em que ele dá algumas dicas de gestão financeira:
- Como o plano financeiro conversa com o planejamento estratégico da empresa?
Pensar em planejamento financeiro é pensar no planejamento da empresa: as duas coisas caminham juntas. Você precisa entender primeiro quais são os objetivos da empresa, para então desdobrar.
Quando a empresa é menor, fica mais fácil fazer as duas coisas juntas: o seu plano estratégico com o plano financeiro. Mas, conforme ela vai crescendo, algumas forças vão convergindo uma contra a outra, e aí entra o problema de gestão.
Primeiro é montado o plano estratégico com os principais pontos de avanço e conquistas que você deseja para a sua empresa. Então, você desdobra seu plano financeiro: tudo que você precisa investir, como fazer a projeção de clientes.
- E como fazer planejamento financeiro quando não se tem dado histórico?
O começo sempre é difícil. O mais importante quando você está começando é pensar no próximo mês. Deixa de lado o histórico, até porque não existe, e começa a trabalhar no que você está se propondo a realizar nos próximos períodos. Você vai fazer um plano e um orçamento com base no que você vai construir nos próximos meses, e aí vai acompanhando e ajustando o planejamento de acordo com a realidade. Esse exercício vai ajudar a balancear cada vez mais o plano com a realidade. É importante saber também que, em empresas que estão começando a crescer rápido, o histórico não ajuda muito porque ela muda drasticamente de um mês para o outro. O que aquela empresa fez naquele mês, pode fazer o dobro no próximo, por exemplo.
- O que é mais importante na gestão financeira de uma empresa que está começando?
A questão da disciplina. O empreendedor gosta de criar, inovar, desenvolver, vender…E finanças requer disciplina! Eu acredito que é muito importante conseguir trazer essa disciplina para o dia a dia e torná-la parte do seu processo de gestão para acompanhar de perto.
Quando a empresa é menor, toda semana você precisa acompanhar isso de perto. Vai aumentando de tamanho, e esse monitoramento pode ser mensal. Depois trimestral…E assim por diante.
- Como separar os gastos pessoais das finanças da empresa?
Se você misturar os dois, fica mais difícil saber se há algo de errado com as finanças da empresa ou se você está gastando além da conta, por exemplo. É muito importante ter essa separação. No início, faça um reconhecimento salarial a você, empreendedor. Tenha uma retirada mensal para que as coisas não se misturem. Se você tem a intenção de fazer a empresa crescer, é importante profissionalizar desde o início.
- Se hoje você criasse a área financeira da Acesso do zero, por onde começaria?
Quando a gente pensa em área financeira, existe uma série de atividades envolvidas: pagar, receber, controlar o valor que você tem em caixa, olhar o orçamento…
Eu começaria olhando para o pagamento e recebimento. Uma empresa no estágio inicial só vai quebrar se não tiver dinheiro para honrar com suas obrigações. Eu começaria com essas atividades que são mais seguras e teria alguém olhando exclusivamente para isso.
Conforme a empresa cresce, os volumes aumentam, daí eu faria uma separação: deixaria uma pessoa responsável por faturar e receber dos clientes, deixando a parte de pagamentos separado. Nessa fase, você tem um envolvimento maior com os clientes, aumenta a necessidade de entendê-los para fazer o recebimento bem feito.
Já em um terceiro estágio, eu entraria com o controle financeiro. Os volumes vão aumentando, as responsabilidades também. Por isso, o erro se torna um risco maior. Eu teria alguém fazendo o controle de como as coisas estão acontecendo — pagamento, recebimento, fluxo de caixa.
Depois disso, traria uma pessoa para olhar a gestão financeira como um todo, o futuro da empresa, o longo prazo, o quanto os objetivos maiores da empresa vêm influenciando a parte financeira.
- Como fazer a gestão financeira, olhando para fluxo de caixa e o capital de giro da empresa?
Ninguém consegue fazer gestão da empresa com pressão grande de que precisa receber este mês para pagar as contas. O certo é trabalhar a questão orçamentária para deixar um valor em caixa, criar um lastro para possíveis emergências: algum cliente que deixa de pagar, uma eventualidade que surge, uma oportunidade de investimento e compra que você possa fazer…
Trabalhe também seu prazo de pagamento. Quando sua empresa começa, não tem poder para negociar com fornecedores. Mas, ao longo do tempo, você pode ir alongando seu prazo de pagamento, garantindo que tenha o recebimento dos seus clientes dentro do prazo. Com isso, você vai ter maior controle do seu negócio com menor risco e maior capacidade de investimento. É um trabalho de médio a longo prazo, não é de um dia para o outro porque ninguém consegue começar a empresa com muito dinheiro, mas é um trabalho que precisa ser feito para que a empresa tenha fôlego.
Assim, você tem foco nos objetivos de crescimento sem ter aquela pressão de que não vai conseguir terminar o mês pagando as contas.
- O que é melhor: uma gestão mais focada no caixa ou no lucro?
Se seu negócio é novo, você precisa focar no caixa, no resultado da empresa para acumular recursos e investir em mais crescimento e desenvolvimento. Com o passar do tempo, você começa a equilibrar e a fazer uma gestão mais ampla, olhando para a questão do caixa e também para a questão do lucro.
Se a empresa está no início, olhe para o caixa. Se está mais madura, olhe para o caixa e também para o lucro.
Depende muito da estabilidade da empresa. A empresa só vai quebrar se não tiver caixa. A empresa consegue se sustentar sem lucro por um tempo, mas sem caixa não consegue porque não vai pagar funcionários nem fornecedores.
- Quando o empreendedor está olhando para muita coisa no início do negócio, como cuidar da gestão financeira para crescer?
O empreendedor precisa separar um pedaço da agenda dele para isso: entender como a empresa está gerando resultado, cobrando do cliente, pagando as contas…
- Como investir para sustentar o crescimento do negócio?
No início, o melhor é investir o dinheiro que você está gerando na empresa. Os primeiros anos de uma empresa deveriam ser dedicados a ela. O dinheiro deveria ser da empresa, ficar na empresa. Para crescer, ela precisa de recursos. E o recurso mais barato é o que você gera e não precisa buscar de terceiros.
Você pode seguir outros caminhos: assumir uma dívida, ter um sócio investidor. Mas sempre no início é difícil entender os valores: ‘O quanto vale trazer um sócio agora? ’ ‘Eu tenho capacidade de ter uma dívida? Não vai ser muito cara? ’
Na Acesso, nos primeiros anos, todo o resultado da empresa era dedicado ao próprio negócio. Isso foi um acordo societário que fizemos desde o começo para preservar e pensar na perenidade do negócio. A gente sabe como é suado gerar os primeiros resultados de uma empresa, se dedicar e se empenhar e nada mais justo que esse dinheiro fique na empresa nesse início.
- Quais são os principais indicadores de acompanhamento financeiro da empresa?
Quando a empresa está começando, eu acredito que você tem indicadores simples que são medidos semanalmente:
1) O quanto você está gastando: se está dentro do que você planejou, projetou, orçou;
2) O quanto você está recebendo: se você está recebendo o que você faturou dos seus clientes; e
3) O quanto você tem em caixa, que não deixa de ser a combinação das duas coisas.
Ao longo do tempo, você tem novos elementos que vale medir, de acordo com o planejamento para o futuro:
1) Lucro
2) Ebitida
3) Ciclo financeiro
São coisas que você vai inserindo conforme a maturidade do negócio.
- Como lidar com altos índices de inadimplência dos meus clientes?
O primeiro passo é criar uma política interna. Defina o que você vai fazer se ele não pagar, quais são os prazos e as formas de cobrança. Mas, a parte mais importante é se perguntar: Por que você tem inadimplência?
Seu produto não é relevante para o seu cliente a ponto de ele não se preocupar em pagar? Você tem uma deficiência na entrega que deixa seu cliente insatisfeito e por isso ele não paga?
O primeiro ponto sobre a inadimplência é entender porque você não está recebendo. E às vezes sua política, por melhor que seja, não vai resolver isso. O melhor é conversar com seus clientes e entender direito o que está acontecendo. O mais importante no processo de cobrança é a comunicação. Fluxo claro e aberto com os clientes para entender o real motivo.
Eu já me deparei com situações nas quais a cobrança chegava num momento em que o cliente tinha outras prioridades e seu pagamento ficava para depois. Era só uma questão de tempo, trazer o momento de cobrança para um tempo anterior e, assim, a inadimplência acabava.
- É importante inserir um processo de auditoria na minha empresa?
Auditar o processo é muito seguro e importante porque vai garantir que o processo amadureça ao longo do tempo. A auditoria não tem por objetivo crucificar porque existe um erro, mas sim apontar um pedaço do processo que pode ser melhorado.
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