Como controlar o fluxo de caixa
Por Ana Paula Paulino da Costa, especialista em finanças e docente da BSP – Business School São Paulo.
Fluxo de caixa refere-se à entrada e à saída de recursos financeiros. Para realizar um efetivo controle, algumas técnicas são muito úteis. Entre elas: categorizar os fluxos e atualizá-los constantemente, além de manter controles mais aprofundados sobre alguns itens.
Uma dica é organizar os fluxos por tipo de decisão que se toma. Exemplos de categorias nesse sentido são: i) compromissos periódicos gerais e receitas financeiras ou de aluguéis; ii) compromissos relativos à produção e receitas relativas às vendas; iii) investimentos; iv) despesas eventuais.
O primeiro grupo se constitui de entradas e saídas de operações usuais e periódicas tais como aluguéis, impostos, água, luz, telefone, transporte, manutenção de ar condicionado, materiais administrativos e de consumo geral (água, café, sabonete etc.) e o pagamento de pessoal administrativo e de vendas. Essas despesas e receitas ocorrem mensalmente ou em períodos repetidos e podem facilmente ser planejados. Registre todos os contratos e estime o que for consumo.
Neste grupo, ainda há o caixinha ou fundo fixo. Registrar tudo o que se gasta com dinheiro em espécie é trabalhoso, mas necessário, nem que seja em paralelo. Estabeleça os itens que se pode comprar com esse dinheiro e o que deve ser comprado em lotes maiores para ter vantagem de preço.
Entradas e saídas de operações usuais de produção são aquelas decorrentes das compras de insumos ou mercadorias, pagamento de pessoal, manutenção de máquinas etc. Esse fluxo depende do volume da produção ou das vendas. Você pode usar a referência dos meses ou anos passados para ajustar à situação atual e projetar o futuro e não se esqueça da sazonalidade, se houver. O controle do que se compra para vender também ajuda a evitar desperdícios ou detectar furtos.
Não deixe de computar os investimentos. Qualquer máquina, equipamento, reforma, letreiro de loja etc. deve ser separado dos itens usuais. As decisões sobre esses itens estão mais relacionadas com o progresso do negócio do que com o andamento normal.
E elas estão sempre lá: as despesas eventuais. Se aquela despesa não existir mais, outra entrará no lugar. Reserve um montante para isso.
Essa separação ajudará na identificação do que já está compromissado e do que pode ser estimado. Registre ambos e, na medida em que o estimado for sendo realizado, substitua essa informação no seu fluxo de caixa. Assim você terá o registro do real até o momento e o estimado para frente.
Por exemplo, se você estimou um pagamento ao fornecedor pela projeção de compra que faria, mas quando fechou o negócio o valor foi diferente, já faça o ajuste antes mesmo do pagamento. Essa substituição permite medir o impacto das diferenças no fluxo futuro. Faça essa comparação e ajuste no menor período possível - toda semana, a cada dois dias ou diariamente, dependendo do seu movimento.
O controle do dinheiro deve ser conferido com o extrato bancário. Ele ajuda na conciliação. Mesmo que você não tenha um software para isso, use planilhas eletrônicas. E quando o fluxo estiver apertado, aprofunde a investigação em cada grupo dessas despesas. Elas já estarão separadas por tipo de decisão: dia a dia, operacional e estratégica.
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