Como corrigir as práticas informais de contabilidade

Gestão Por Conexão Dentista - 08/12/22

Quando o assunto é Gestão Financeira, os atalhos só o fazem pegar o caminho mais longo. Práticas informais de contabilidade, falta de controle do caixa ou de cuidado com o inventário podem ser um grande gargalo de crescimento para as empresas, já que dificultam a busca por investimentos ou empréstimos bancários. Mesmo que essa não seja uma prioridade para você hoje, pode ser daqui a 5 anos. E se as contas não estiverem em ordem desde já, podem comprometer o processo futuro e a continuidade do seu negócio.

Por isso, o mentor Marco Miranda, em mentoria coletiva para o programa BRMALLS PARTNERS, criou uma checklist com os erros mais comuns dos empreendedores que costumam ser diagnosticados durante uma auditoria. Sente-se com seu gerente financeiro, chame seu contador para uma conversa, e repasse esse material para entender quais são as situações mais sensíveis do seu negócio e que podem gerar grandes riscos no futuro.

Vamos a eles!

Aspecto societário

1) Estruturação de CNPJs por atividade

É muito comum com o crescimento da empresa que tudo esteja vinculado a um mesmo CNPJ: distribuidora, franqueadora, lojas próprias e até associações. O ideal é que exista um CNPJ para cada iniciativa. Realizar a divisão de CNPJ por atividade facilita a entrada do investidor.
Porém, esse processo é diferente da elisão fiscal, no qual o empreendedor divide a empresa entre vários CNPJs para se manter dentro do mesmo regime tributário — o SIMPLES Nacional, por exemplo. Nesse caso, a diferenciação acontece por atividades da empresa e não tamanho do negócio, desmembrando as diferentes iniciativas em CNPJs individuais.

Aspectos financeiros

1) Revisão do orçamento anual

Você controla o orçamento anual? O ideal, segundo Miranda, é desenhar uma versão no início do ano e revisar com periodicidade (a cada três) para ajustar as premissas utilizadas. .

Essa análise do que foi orçado e realizado permite ajustar o que está previsto para o resto do ano, para que, ao final, o resultado não seja muito diferente do esperado.

2) Elaboração de fluxo de caixa para 6 meses;

As empresas menores têm uma visão do caixa para os próximos dias, no máximo uma ou duas semanas. Quando você faz um orçamento, é capaz de adequar o fluxo de caixa a ele, entendendo exatamente o momento em que precisa fazer uma captação de recursos, por exemplo.

Essa projeção te permite responder a perguntas como:
Daqui a quatro meses, eu vou ter dinheiro para abrir uma nova loja? Se não, de quanto eu preciso e como posso acessar esse capital?

3) Definição de alçadas e limites de aprovação das despesas

É comum o empreendedor gastar boa parte do seu tempo aprovando pagamentos. Para descentralizar essa responsabilidade sem perder o controle, Miranda sugere o envolvimento de outras pessoas na operação: um gerente financeiro e um analista, por exemplo. Assim, o analista incluirá as transações financeiras no banco e o gerente financeiro faz a conferência e libera a primeira aprovação. A liberação (aprovação final) do capital só acontece com o consentimento do empreendedor, uma vez por semana.

Esse processo é útil, inclusive, para diminuir a possibilidade de fraude, envolvendo mais pessoas na verificação. Porém, ele só funcionará com a readequação do fluxo documental, ou seja, se a nota fiscal chegar com pelo menos 15 a 20 dias de antecedência ao pagamento. Dessa forma, na primeira semana os dois profissionais fazem a primeira conferência e aprovação e na segunda o empreendedor realiza a conferência e liberação do pagamento. Se não for feito dessa forma, o empreendedor continuará aprovando pagamentos diariamente, gastando um tempo que poderia ser concentrado em apenas um dia da semana.

4) Compras de estoques alinhadas com o planejamento comercial

Na sua empresa, o time de compras está em sintonia com o planejamento do time comercial? Qual é a expectativa de demanda e quais são os produtos que são a aposta da vez? A falta de planejamento pode consumir capital de giro, já que o estoque adquirido precisa ser pago, mesmo que não seja vendido. As compras afetam o caixa. Por isso, quanto mais alinhados os dois times estiverem, maior seu controle financeiro.

5) Reunião departamental para alinhamento com o objetivo/estratégia da empresa

A visão semanal dos números aproxima as diferentes áreas da realidade da Contabilidade. Em alguns casos, transações financeiras relevantes como permutas, leasing entre outras chegam ao conhecimento do time contábil com certo atraso, impedindo uma contribuição mais efetiva nas decisões. Na prática, Miranda acredita que a Contabilidade ainda é vista como segundo plano, uma área responsável pelos impostos. Mas ela tem potencial de contribuir ativamente com a tomada de decisão, já que tem nas mãos o coração da empresa.

6) Tenha um profissional interno para fazer a ponte com o contador externo

Se a sua empresa trabalha com uma empresa de contabilidade terceirizada, é importante ter um profissional interno que faça a ponte entre as áreas e revisa o trabalho do contador. Dessa forma, os riscos de perder o controle dos números, deixar passar certas inconsistências e até decorrer em fraude diminuem drasticamente. Além disso, esse profissional pode agilizar a busca por documentos e relatórios, que antes ficariam nas mãos de outros profissionais da área financeira, com prioridades diferentes.

Aspectos Contábeis e de Custeio

1) Formação dos custos precisa contemplar os custos indiretos

Um erro comum na formação de preço é desconsiderar os custos indiretos da fabricação do produto tais como: seguro, manutenção de máquinas, depreciação, energia elétrica e gás. Miranda ressalta que, os custos indiretos devem ser apropriados ao produto mediante o emprego de critérios pré-determinados, como:

Mão-de-obra indireta, rateada por horas/homem da mão de obra direta,

Gastos com energia, com base em horas/máquinas utilizadas, etc.

Se eles não forem incluídos no produto (estoque), haverá uma distorção no Ebitda, uma vez que serão apropriados 100% no resultado como despesas/custos..

2) Formação do preço de venda precisa contemplar a carga tributária correta

Se a empresa optar para um novo regime tributário, mudando do Simples Nacional para o Lucro Presumido ou Lucro Real, por exemplo, tal aumento da carga tributária deverá ser contemplada na precificação, para que não afete a margem de lucro.

3) Inventário físico anual

Fernanda Campos, gestora financeira da Adavium Medical, compartilhou nessa mentoria a própria experiência com uma empresa na qual trabalhou e que não considerava o inventário uma prioridade.

“Fizemos o inventário no início do ano para começar a rodar com tudo contabilizado. Mas, chegava um dia, em que ligava alguém de Faturamento dizendo que o sistema indicava -2 mercadorias no estoque, sendo que ele via 10 produtos por lá. Mudávamos a quantidade no sistema para atualizar. Fazíamos isso repetidas vezes. Depois de um tempo, o sistema passou a não rodar direito porque perdeu a confiabilidade do inventário.”

Miranda sugere que o inventário seja contabilizado, no mínimo, uma vez ao ano, mas idealmente, a cada três meses.

Em outra empresa na qual Fernanda trabalhou, o inventário passava de 2 mil equipamentos, que estavam espalhados pelo Brasil inteiro. Para calcular o número real, era um processo caríssimo porque precisaria levar um profissional para fazer a contagem em cada canto do país. É por isso que Fernanda orienta que essa contagem seja feita desde o início, quando a empresa ainda é pequena. Suba no sistema e revise regularmente esse número, para que não se torne um gargalo no momento da auditoria.

Além disso, se você está aguardando a chegada de um auditor, arrume o estoque pelo menos três semanas antes, para que ele contabilize o inventário de forma tranquila. Na prática, se ele conta três vezes e o número não bate, é bem difícil que o resultado final apresentado corresponda rigorosamente com a realidade.

4) Manutenção e conciliação dos saldos contábeis

O processo de conciliação consiste na análise do saldos das contas contábeis, e sua respectiva movimentação, visando adequar seu saldo à efetiva realidade, realizando ajustes necessários na escrituração contábil..

Segundo Miranda, a contabilidade ou departamento de controladoria deveria elaborar uma matriz de conciliações com objetivo de priorizar a periodicidade (mensal, semestral ou anual) das contas a serem conciliadas. Além disso, Miranda menciona, que deveriam ser elaboradas rotinas de fechamento contábil, nas quais as demais áreas da empresa, enviariam mensalmente para a contabilidade relatórios que seriam utilizados para o processo de conciliação.

Seguem abaixo alguns exemplos de relatórios a serem enviados para o departamento contábil:

Financeiro:

Extrato bancário

Posição do contas a receber

Posição de inadimplência

Posição do contas a pagar

Posição de empréstimos atualizados;

Fiscal

Memória de cálculo de apuração dos impostos

Memória de cálculo de parcelamento

Departamento pessoal

Resumo da folha de pagamento

Resumo de férias e encargos

Resumo de 13 salário e encargos

Posição dos adiantamentos a funcionários;

Expedição

Posição dos estoques (quantidade e R$);

Posição de estoques sem giro/obsoleto;

Posição de avariados;

Jurídico

Resumo dos processos em andamento com o valor da causa atualizado e probabilidade de perda (provável, possível e remoto)

Todos os departamentos

Posição de serviços realizados/tomadas e ainda não faturados;

Os principais problemas no processo de conciliação contábil, ocorrem por erros de integração ou parametrização entre as seguintes áreas:

Contábil e Financeira

Contábil e Fiscal

Contábil e Departamento Pessoal

Para evitar erros de lançamentos contábeis e retrabalhos no processo de reclassificação, Marco Miranda, recomenda que a empresa realize anualmente a revisão das parametrizações, ou quando se fizer necessário.

Fernanda reforça esse ponto ao contar que, na sua experiência com outras empresas, já teve problemas de reconciliação de títulos do Contas a Receber. De um lado, o dinheiro ia entrando, sendo colocado na conta de adiantamento, formando um saldo gigante que não conversava com o restante das contas. Durante o processo de auditoria, quando foi preciso fazer a conciliação dos últimos 5 anos, o time financeiro chegou ao ponto de ligar para os clientes, esperando a boa vontade da pessoa que pagou de encontrar o comprovante e reenviar para a empresa.

O número de empresas que tem esse sistema profissionalizado é tão baixo que Miranda até se surpreende quando chega em uma empresa para realizar o processo de auditoria e encontra as pastas de reconciliação prontas. Essa prática facilita muito o trabalho do auditor, tornando o projeto até mais barato, porque ele pega esse material, entra em uma sala e navega pelos números de forma autônoma, sem precisa incomodar várias áreas com pedidos de relatórios, demonstrativos e informações.

5) Adoção dos princípios contábeis de Entidade e Competência

Essa é a orientação número um que todo empreendedor já deve ter escutado sobre gestão financeira: separar as finanças pessoais das finanças da empresa, princípio contábil conhecido como Entidade. . Segundo o Princípio da Entidade, o patrimônio da empresa (entidade) não se confunde com os dos seus sócios ou proprietários. Portanto, a Contabilidade da empresa registra somente os atos e os fatos ocorridos que se refiram ao patrimônio da empresa, e não os relacionados com o patrimônio particular de seus sócios. Por exemplo, não deve-se registrar como despesa da empresa as contas particulares (telefone, empréstimos, etc) dos sócios.

Um outro erro comum é o registro de despesas e receitas somente quando ocorre a transferência do dinheiro. Normalmente, é um caminho mais fácil: pagou, contabilizou.
Miranda menciona que, o princípio da competência consiste no fato de que as receitas e as despesas devem ser incluídas na apuração do resultado da empresa no período em que ocorrerem, independentemente de recebimento ou pagamento. Ex. o aluguel do mês de agosto, que será pago somente em setembro, deve ser contabilizado como despesa do mês de agosto.

6) Implementar controle individual dos ativos da empresa

Você tem guardado as Notas Fiscais dos ativos fixos da sua empresa? É comum que o empreendedor não registre ou guarde as Notas Fiscais dos ativos adquiridos, como móveis, equipamentos, edifícios ou qualquer mobilizado que pertença ao negócio. Para fins de auditoria, é necessário ter por perto tais documentações. Portanto, dedique uma pasta para registrar esses documentos, pois mesmo que se passem anos até sua empresa passar pela primeira auditoria, essas notas serão usadas para verificação.

7) Entendendo a situação e definindo estratégia de regularização

Miranda recomenda a realização de diagnóstico, por empresa especializada ou pessoa habilitada com o objetivo de proporcionar ao empreendedor uma visão geral do estágio em que a empresa se encontra:

Adoção dos Princípios contábeis

Elaboração das conciliações contábeis – controle interno

Aplicação dos Pronunciamentos Contábeis (CPC’s) – Práticas contábeis

Elaboração das Demonstrações Contábeis

Elaboração dos Relatórios Gerenciais

Aspectos Tributários

1) Planejamento tributário deve enquadrar a empresa no regime correto

Uma prática comum das empresas que estão crescendo é fatiar o negócio em vários CNPJs para se manter no regime tributário. O que deveria ser uma única empresa, acaba se transformando na soma de várias. Durante o processo de due diligence, quando a empresa se prepara para uma fusão ou aquisição, este assunto é objeto de discussão e apontamento de riscos tributários, conhecido como elisão fiscal.

2) Mensurar riscos tributários e previdenciários

Um erro comum é ter funcionários trabalhando no regime de Pessoa Jurídica. Para a auditoria, essa prática é um risco trabalhista/previdenciário e uma contingência. O risco trabalhista depende da vontade do funcionário mover uma ação contra o empreendedor, mas existe também o risco previdenciário, já que não há o pagamento do INSS ao governo. Essas contingências, caso não sejam registradas contabilmente, são traduzidas em ressalvas, no momento em que o auditor emite sua opinião.

3) Atenção à alta complexidade de preenchimento das obrigações acessórias (ECD, SPEDS, ECF, ESOCIAL, DCTS, PERDCOMPS, etc)

No passado, Miranda conta, o processo era mais simples porque não existiam tantas declarações eletrônicas. Hoje, o excesso de obrigações acessórias deixa a empresa bastante exposta ao Fisco que pode monitorar, cruzar as informações e encontrar inconsistências nos números informados. Portanto, revise ao lado do seu contador se essas obrigações estão no seu radar e são compatíveis entre si, para evitar, dessa forma, o questionamentos por parte do Fisco.